TIJDELIJK € 3,75 PER MAAND

100% FISCUS-PROOF

INSTALLATIE IN 15 MINUTEN

TIJDELIJK € 3,75 PER MAAND

Eisen rittenregistratie Belastingdienst

Gepubliceerd op 21-11-2023 - Geschreven door RouteVision Nederland

De term ‘Belastingdienst’ bezorgt je misschien sowieso al wat jeuk. En die ellenlange waslijst die je moet invullen voor de rittenregistratie maakt dat niet veel beter. Met je hoofd gebogen over het papier- en cijferwerk vraag je je af: waarom wil de Belastingdienst al deze gegevens eigenlijk van mij weten? Doe ik het überhaupt wel op de juiste manier? En de ultieme hamvraag: dit móét toch makkelijker kunnen? Alles over het waarom, wat en hoe van de eisen voor rittenregistratie voor de Belastingdienst lees je in dit artikel.

Controle rittenregistratie Belastingdienst: dit is waarom

De belastingdienst gaat er vanuit dat je een auto van de zaak ook privé gebruikt. Zij zien dit privégebruik als loon in natura wat bij je belastbaar inkomen bijgeteld moet worden. Over de bijtelling betaal je dus ook loonheffing.

Gebruik je je auto zowel zakelijk als privé, dan kun je in aanmerking komen voor bepaalde aftrekkosten. Voorwaarde hiervoor is dus wel dat je ritgegevens kloppen. En dat je je privéritjes dus niet onder ‘zakelijk gebruik’ schaalt. Alleen als dit volledig correct gebeurt kan er een belastingstelsel gehandhaafd worden waarin iedereen zijn eerlijke deel bijdraagt

Als je de auto niet privé gebruikt of per kalenderjaar minder dan 500 km rijdt heb je geen of nauwelijks voordeel van loon in natura. Je mag de bijtelling dan weglaten op voorwaarde dat je kan bewijzen dat je de auto minder dan 500 km per kalender jaar privé gebruikt. Dit kan met een sluitende rittenregistratie die aan alle eisen van de belastingdienst voldoet.

Boete bij niet-kloppende rittenregistratie

Kun je niet bewijzen dat je werkelijk minder dan 500 kilometer privé hebt gereden én betaal je geen bijtelling, dan krijg je na een controle naast de naheffing voor de bijtelling, meestal ook een boete opgelegd. Bovendien bestaat er een grote kans dat de Belastingdienst er met terugwerkende kracht van uitgaat dat je deze opzettelijke of onopzettelijk fouten voorgaande jaren ook gemaakt hebt. Je kunt er dan dus ook vanuit gaan dat er over voorgaande jaren ook een naheffing wordt gestuurd. 

Hoe worden de boetes berekend?

De Belastingdienst mag tot 5 jaar terugkijken om naheffingen voor de loonbelasting, verzuimboetes, vergrijpboetes en invorderingsrente op te leggen. We leggen je graag uit hoe de boetes en rente worden bepaald.

1. Verzuimboete: Wie zijn/haar loonheffing niet, niet op tijd of niet volledig indient, kan een boete krijgen van minimaal € 131,- (niet of niet op tijd ingediend) tot maximaal € 1.319,- (onjuist of onvolledig ingediend). In uitzonderlijke gevallen kan de boete oplopen tot € 5.278,-. Meestal is er dan sprake van recidive of het overleggen van een onjuiste of onvolledige rittenregistratie.

2. Vergrijpboete: Een bedrijf die te weinig loonheffing afdraagt doordat de bijtelling privégebruik met opzet of door grove schuld niet tot het loon is berekend, kunnen van de Belastingdienst een vergrijpboete krijgen. De hoogte van deze boete is een percentage van de bijtelling die betaald had moeten worden, plus het bedrag van de verschuldigde bijtelling. Bij grove schuld is de boete 40 procent van de nageheven belasting, bij het indienen van een onjuiste of onvolledige rittenregistratie 80 procent en bij opzettelijk frauderen 100 procent. Deze laatste boete is zo hoog, omdat bij het indienen van een onjuiste of onvolledige rittenregistratie doorgaans sprake is van manipulatie, listigheid of valsheid in geschrifte.

3. Invorderingsrente: Stel je krijg een aanslag binnen van de Belastingdienst met datum X. Dan dien je deze te betalen binnen 6 weken. Als je niet binnen deze 6 weken betaald wordt er een rente berekend over het verschuldigde bedrag. De rente wordt bepaald op basis van de periode waarover de rente moet worden betaald, de hoogte van het te laat betaalde bedrag en het geldende percentage van de invorderingsrente. Vanaf 2024 is de rente vastgesteld op 4%.  

 

Kilometerregistratie Belastingdienst: de gegevens die je moet doorgeven

Welke gegevens je dan precies moet bijhouden en doorgeven aan de Belastingdienst om het bewijs te leveren? Komt het:

  • Het merk van de auto
  • Het type auto
  • Het kenteken van de auto
  • De periode waarin je de auto gebruikt hebt
  • De datum van de rit
  • De begin- en eindstand van de kilometerteller
  • Het vertrek- en aankomstadres per rit
  • De route die je reed (als je een niet-gebruikelijke route genomen hebt)
  • Of het een privérit was of een zakelijke rit

(Rijdt u tijdens dezelfde rit zowel zakelijke kilometers als privékilometers, dan moeten de omgereden privé-kilometers ook geregistreerd worden.)

De makkelijkste manieren voor rittenregistratie Belastingdienst

Poeh! Dat is nogal wat. Zeker als je veel op de weg te vinden bent is het een behoorlijk tijdrovende klus om deze gegevens iedere rit weer te noteren. En dan nog maar te zwijgen over foutjes die al snel op de loer liggen en die je - pijnlijk maar waar - een fikse boete kunnen opleveren. Gelukkig zijn er twee manieren om het jezelf een stuk makkelijk te maken: het automatische rittenregistratiesysteem van RouteVision en onze handige Excel-template!

Gegevens automatisch bijhouden: foutloos en zonder omkijken

Met ons systeem voor rittenregistratie Belastingdienst laat je jouw gereden ritten helemaal automatisch bijhouden. Hoe dat werkt? Er wordt een zogenoemde black box met GPS-tracker in je auto geïnstalleerd en zodoende worden álle benodigde gegevens uit zichzelf genoteerd. Hoe handig is dat? Jij hebt er zo totaal geen omkijken meer naar, het bespaart je heel wat tijd en moeite en bovendien zijn fouten (en dus boetes) uitgesloten! Goed om te weten: RouteVision heeft het officiële keurmerk ritregistratiesystemen (RRS) en is 100% fiscusproof!


Ritten handmatig noteren met handige Excel-template


Je ritten toch liever handmatig bijhouden? Dan zou onze gratis Excel-template wel eens een handig hulpmiddel kunnen zijn. Hierin vind je alle gegevens die de Belastingdienst graag ontvangt en voor jou komt dat dus neer op een invuloefening! Natuurlijk kost de rittenregistratie je hiermee alsnog best wat tijd en foutjes maken nog steeds kans er doorheen te glippen. Maar het maakt het wel een stukje makkelijker.

Download hier ons Excel-template

 rittenregistratie excel      

(Afbeelding: Voorbeeld sjabloon rittenregistratie van EasyTemplate. Met veel ritten op en kost dit een hoop tijd om bij te houden.)

 

Meer weten?

Meer weten over controle rittenregistratie Belastingdienst? Onze kennisbank loopt over van de bruikbare informatie over dit onderwerp! Neem hier gerust eens een kijkje óf neem contact met ons op.

 

 

Rittenregistratie banner GOED (6)